Software per la gestione dei ricambi in officina

Un software per la gestione dei ricambi dà all'officina un unico posto per magazzino, fornitori, ordini e fatture fornitore — e li collega alle commesse su cui quei ricambi vengono montati. Il risultato è che il costo di un ricambio arriva fino alla fattura del cliente invece di essere ricordato, stimato o dimenticato.

È sui ricambi che le officine indipendenti perdono margine in silenzio. Un ricambio ordinato due volte perché nessuno vedeva che era già a scaffale. Un ricambio montato e mai fatturato. Un prezzo fornitore aumentato a marzo e ancora preventivato al costo vecchio a settembre. Nessuna di queste cose sembra una crisi; insieme sono la differenza tra un buon anno e un anno piatto.

Che cosa deve coprire la gestione dei ricambi?

• Il magazzino — che cosa tenete, in quale categoria, a quale prezzo di acquisto e di vendita.
• I fornitori — da chi acquistate, quali marchi trattano, i loro tempi di consegna, ordini minimi e condizioni di pagamento.
• Gli ordini — che cosa è stato ordinato, da chi e se è arrivato.
• Le fatture fornitore — attribuite al fornitore giusto, con righe che arrivano nel vostro magazzino.
• Il collegamento alle commesse — quale ricambio è finito su quale auto, a quale costo, su quale fattura.

Come resta corretto il magazzino?

Perché si muove insieme al lavoro invece di essere contato a parte. Un ricambio imputato a una commessa esce dal magazzino in quel momento e porta prezzo di acquisto e di vendita sulla commessa. Una consegna registrata lo rimette dentro. I tag di compatibilità per marca e modello fanno trovare il ricambio giusto — e non quello con il numero che sembra familiare.

Gli inventari esistono ancora — se ne può fare uno — ma diventano una correzione invece dell'unica cosa che tiene onesto il magazzino.

Che cosa fa l’OCR sulle fatture fornitore?

Le fatture fornitore arrivano in PDF e su carta, e inserirle riga per riga è uno dei lavori meno gratificanti in officina. Revnetic legge una fattura fornitore e precompila le sue righe direttamente nel magazzino ricambi: si controlla e si conferma invece di trascrivere.

È anche ciò che tiene aggiornati i costi. Quando la fattura fornitore viene acquisita correttamente, il prezzo di acquisto del ricambio è quello effettivamente pagato questa volta — non quello dell'ultima volta che qualcuno lo ha aggiornato a mano.

Perché tenere schede fornitore?

Perché la scelta di chi ordinare raramente dipende solo dal prezzo. Quali marchi tratta questo fornitore? Arriva domani o giovedì? Qual è l'ordine minimo e quando vuole essere pagato? Tenerlo sulla scheda fornitore fa sì che chi ordina alle 08:00 prenda la stessa decisione del titolare.

Come arriva tutto questo in fattura?

Direttamente. I ricambi imputati a una commessa compaiono in fattura con il loro prezzo di vendita al momento della fatturazione, accanto alla manodopera, con l'IVA all'aliquota configurata. Nulla viene reinserito, ed è proprio per questo che nulla viene dimenticato.