Software per la gestione dei clienti in officina
Ogni proprietario, ogni veicolo e ogni commessa mai eseguita — in un’unica scheda consultabile.
Un software per la gestione dei clienti dà all'officina una scheda per cliente e una per veicolo, che contiene lo storico di servizio completo — ogni commessa, ogni ricambio montato, ogni fattura, ogni nota — ed è consultabile in pochi secondi. È ciò che permette di rispondere a «che cosa le avete fatto l'ultima volta?» senza andare all'archivio.
In officina la scheda cliente e la scheda veicolo non sono la stessa cosa, e confonderle crea problemi. Le auto cambiano proprietario. Un'azienda fa circolare sei furgoni su un solo conto. Una famiglia condivide due auto e tre numeri di telefono. Lo storico appartiene al veicolo; la relazione appartiene al proprietario.
Che cosa deve contenere una scheda cliente?
- Le persone — recapiti e i veicoli di cui sono responsabili.
- I veicoli — targa, marca, modello e lo storico di servizio completo di ciascuno.
- Il lavoro — ogni commessa eseguita, con la manodopera e i ricambi che vi comparivano.
- Il denaro — le fatture emesse, che cosa è stato pagato e che cosa è scaduto.
- Le note — che cosa avete notato senza ripararlo e che cosa è previsto al prossimo servizio.
Quest'ultimo punto porta più lavoro di qualsiasi pubblicità. Una nota che dice che i dischi anteriori andranno fatti tra circa 10 000 km è una commessa già mezza venduta — a patto che qualcuno la ritrovi quando l'auto torna.
Come resta completo lo storico?
Si costruisce mentre il lavoro attraversa l'officina. Una commessa registrata su un veicolo entra nello storico di quel veicolo una volta conclusa — con manodopera, ricambi e fattura. Nessuno deve scrivere lo storico separatamente, ed è l'unico modo affidabile perché fra tre anni sia davvero lì.
Che cosa cambia il portale clienti?
Toglie le domande di routine dal banco. Nel loro portale con il marchio dell'officina i clienti vedono i preventivi, approvano i lavori, guardano i loro veicoli e leggono il proprio storico di servizio — senza telefonare per chiedere se l'auto è pronta o quale fosse il preventivo.
L'approvazione dei preventivi è la parte che si ripaga da sola. Invece di lasciare un messaggio e aspettare la richiamata prima di iniziare, si invia il preventivo, il cliente approva nel portale e la commessa parte.
In che modo aiuta la fatturazione?
Poiché cliente e veicolo sono già registrati, le fatture si compilano da sole — indirizzo giusto, veicolo giusto, storico giusto — e Revnetic segue lo stato dei pagamenti con solleciti per gli scaduti. Sollecitare un pagamento significa allora vedere quali fatture sono in ritardo, non ricostruire chi deve che cosa.
L’assistente IA può aiutare con i clienti?
Sì, in modo circoscritto e pratico: Rev, basato su Claude, spiega una riparazione in un linguaggio che il cliente capisce, trasformando una scheda di lavoro tecnica in qualcosa che si può inviare senza riscriverlo. Funziona in tedesco, francese, italiano e inglese, così si risponde al cliente nella sua lingua.
Domande frequenti
Posso vedere tutto ciò che è stato fatto a un veicolo?
Sì. Ogni veicolo porta il suo storico di servizio completo — ogni commessa, la manodopera e i ricambi che vi comparivano e le fatture emesse — consultabile per targa in pochi secondi.
E se un cliente ha più veicoli?
Clienti e veicoli sono tenuti come schede distinte ma collegate: un cliente può avere un numero qualsiasi di veicoli — utile per le flotte aziendali — e un veicolo mantiene il suo storico quando cambia proprietario.
I clienti hanno bisogno di un account per approvare un preventivo?
I clienti ricevono l'accesso al portale con il marchio dell'officina, dove esaminano e approvano i preventivi, vedono i loro veicoli e leggono lo storico di servizio senza telefonare all'officina.
Posso lasciare note per il prossimo servizio?
Sì. Le note restano sulla scheda cliente e veicolo, così ciò che avete notato senza ripararlo questa volta si trova davanti a chi accetta l'auto la volta successiva.