Kundenverwaltung für die Werkstatt — Kunden und Fahrzeuge an einem Ort

Eine Kundenverwaltung gibt der Werkstatt einen Datensatz pro Kunde und einen pro Fahrzeug, der die vollständige Servicehistorie hält — jeden Auftrag, jedes verbaute Teil, jede Rechnung, jede Notiz — und in Sekunden durchsuchbar ist. Genau damit beantworten Sie «Was haben Sie letztes Mal daran gemacht?», ohne zum Ordner zu laufen.

In einer Werkstatt sind Kundendatensatz und Fahrzeugdatensatz nicht dasselbe, und beides in einen Topf zu werfen macht Ärger. Autos wechseln den Besitzer. Eine Firma fährt sechs Lieferwagen auf einem Konto. Eine Familie teilt sich zwei Autos und drei Telefonnummern. Die Historie gehört zum Fahrzeug, die Beziehung zum Halter.

Was gehört in einen Kundendatensatz?

• Die Personen — Kontaktdaten und die Fahrzeuge, für die sie zuständig sind.
• Die Fahrzeuge — Kontrollschild, Marke, Modell und die vollständige Servicehistorie zu jedem einzelnen.
• Die Arbeit — jeder erledigte Auftrag, mit der Arbeit und den Teilen, die darauf waren.
• Das Geld — gestellte Rechnungen, was bezahlt ist und was überfällig.
• Die Notizen — was Ihnen aufgefallen ist, aber nicht gemacht wurde, und was beim nächsten Service ansteht.

Der letzte Punkt bringt mehr Aufträge als jede Werbung. Die Notiz, dass die vorderen Scheiben in rund 10 000 km fällig werden, ist ein Auftrag, den Sie halb verkauft haben — vorausgesetzt, jemand findet sie, wenn das Auto wiederkommt.

Wie bleibt die Historie vollständig?

Sie baut sich auf, während die Arbeit durch den Betrieb läuft. Ein Auftrag, der auf ein Fahrzeug gebucht ist, wandert nach Abschluss in dessen Historie — mit Arbeit, Teilen und Rechnung. Niemand muss die Historie separat schreiben, und das ist die einzig verlässliche Art, dafür zu sorgen, dass sie in drei Jahren tatsächlich da ist.

Was ändert das Kundenportal?

Es nimmt die Routinefragen vom Empfang weg. In ihrem eigenen Portal im Branding der Garage sehen Kunden ihre Offerten, geben Arbeiten frei, schauen ihre Fahrzeuge an und lesen ihre Servicehistorie — ohne anzurufen, um zu fragen, ob das Auto fertig ist oder was der Kostenvoranschlag war.

Die Offertfreigabe ist der Teil, der sich selbst bezahlt macht. Statt eine Nachricht zu hinterlassen und auf den Rückruf zu warten, bevor die Arbeit beginnt, schicken Sie die Offerte, der Kunde gibt im Portal frei, und der Auftrag läuft.

Wie hilft das bei der Fakturierung?

Weil Kunde und Fahrzeug bereits erfasst sind, füllen sich Rechnungen selbst aus — richtige Adresse, richtiges Fahrzeug, richtige Historie — und Revnetic verfolgt den Zahlungsstatus samt Mahnungen für Überfällige. Eine Zahlung nachzufassen heisst dann zu sehen, welche Rechnungen zu spät sind, statt zu rekonstruieren, wer was schuldet.

Kann der KI-Assistent bei Kunden helfen?

Ja, auf eine enge und praktische Weise: Rev, auf Basis von Claude, erklärt eine Reparatur in einer Sprache, die Kunden verstehen — aus einem technischen Auftragszettel wird so etwas, das Sie verschicken können, ohne es neu zu schreiben. Das funktioniert auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, sodass Sie einem Kunden in seiner Sprache antworten können.