Auftragsverwaltung für die Werkstatt — Software für Kfz-Aufträge

Eine Auftragsverwaltung gibt der Werkstatt einen einzigen Auftrag, der durch den ganzen Betrieb läuft: in den Kalender gebucht, einem Mechaniker zugewiesen, während der Arbeit mit Leistungen und Teilen gefüllt und am Ende in eine Rechnung verwandelt. Nichts wird neu getippt, und nichts geht zwischen Empfang und Hebebühne verloren.

Das Problem ist nicht die mechanische Arbeit, sondern alles drumherum. Offerten, die nie verschickt werden. Aufträge, die fertig eine Woche liegen, bevor jemand fakturiert. Eine doppelt belegte Bühne, weil zwei Leute in denselben Kalender geschrieben haben. Teile, die verbaut, aber nie verrechnet wurden.

Was muss ein Auftrag alles tragen?

Ein Auftrag nützt nur dann etwas, wenn er alles zu dieser Arbeit an einem Ort hält:

• Kunde und Fahrzeug — aus Ihren Daten übernommen statt erneut erfasst.
• Die Arbeit — was gemacht wird, von wem und wie lange es gedauert hat.
• Die Teile — aus dem Bestand gebucht, mit Einkaufs- und Verkaufspreis im Gepäck.
• Der Status — gebucht, in Arbeit, wartet auf Teile, bereit, fakturiert, bezahlt.
• Die Historie — was beim letzten Mal an diesem Fahrzeug gemacht wurde und was als Nächstes ansteht.

Liegen alle fünf auf demselben Datensatz, schreibt sich die Rechnung von selbst und die Fahrzeughistorie baut sich von selbst auf. Liegen sie in vier Systemen, muss sie abends jemand von Hand abgleichen.

Wie wird aus einer Offerte ein Auftrag?

In Revnetic bauen Sie eine Offerte aus Arbeitspositionen und Teilen auf, schicken sie dem Kunden und verwandeln sie bei Zustimmung mit einem Klick in einen Auftrag. Der Kunde kann selbst im Portal freigeben — für den Start der Arbeit braucht es also kein Telefonat.

Genau dieser eine Umwandlungsschritt lässt das meiste Neutippen in einer Werkstatt verschwinden. Die freigegebene Offerte kennt Kunde, Fahrzeug, Arbeit und Teile bereits — also kennt sie der Auftrag auch, und am Ende die Rechnung ebenso.

Wie funktioniert die Planung?

Heute und die nächsten Tage liegen in einer Ansicht. Aufträge sind Mechanikern zugewiesen, der Fortschritt ist sichtbar, ohne nachzufragen, und Sie sehen auf einen Blick, ob morgen voll ist oder ob die Laufkundschaft mit den quietschenden Bremsen noch reinpasst.

Der Sinn eines gemeinsamen Kalenders ist nicht der Kalender. Es ist, dass die Person am Empfang die Frage «Haben Sie am Donnerstag Platz?» beantworten kann, ohne in die Werkstatt zu laufen.

Was passiert, wenn der Auftrag fertig ist?

Die Rechnung steht bereits. Kunde und Fahrzeug sind eingetragen, die Teile sind mit ihren Preisen aus dem Auftrag übernommen, die Arbeit steht drauf, und die MWST wird mit Ihrem konfigurierten Satz gerechnet. Sie verschicken sie als PDF per E-Mail — mit Schweizer QR-Rechnung — und Revnetic verfolgt, ob bezahlt wurde, samt Mahnungen für Überfällige.

Wo kommt der KI-Assistent ins Spiel?

Rev, auf Basis von Claude, sitzt neben dem Auftrag statt im Papierkram. Er liest OBD-II-Fehlercodes und schlägt wahrscheinliche Ursachen und nächste Prüfschritte vor, er erklärt eine Reparatur in einer Sprache, die Kunden wirklich verstehen, und beantwortet technische Fragen mit fundiertem Kfz-Wissen — in allen vier Sprachen.