Ersatzteilverwaltung für die Werkstatt — Teile und Lieferanten im Griff

Eine Ersatzteilverwaltung gibt der Werkstatt einen Ort für Bestand, Lieferanten, Bestellungen und Lieferantenrechnungen — und verbindet sie mit den Aufträgen, in die diese Teile eingebaut werden. Das Ergebnis: Die Kosten eines Teils wandern mit auf die Kundenrechnung, statt erinnert, geschätzt oder vergessen zu werden.

Bei den Teilen verlieren unabhängige Werkstätten still und leise ihre Marge. Ein Teil, das doppelt bestellt wurde, weil niemand sah, dass es schon im Regal lag. Ein Teil, das verbaut, aber nie verrechnet wurde. Ein Lieferantenpreis, der im März gestiegen ist und im September noch mit den alten Kosten offeriert wird. Nichts davon fühlt sich nach Krise an; zusammen sind sie der Unterschied zwischen einem guten und einem flachen Jahr.

Was muss eine Ersatzteilverwaltung abdecken?

• Bestand — was Sie führen, in welcher Kategorie, zu welchem Einkaufs- und Verkaufspreis.
• Lieferanten — bei wem Sie einkaufen, welche Marken sie führen, ihre Lieferzeiten, Mindestbestellmengen und Zahlungsbedingungen.
• Bestellungen — was bestellt wurde, bei wem, und ob es eingetroffen ist.
• Lieferantenrechnungen — dem richtigen Lieferanten zugeordnet, mit Positionen, die in Ihrem Bestand ankommen.
• Die Verbindung zum Auftrag — welches Teil in welches Auto ging, zu welchen Kosten, auf welcher Rechnung.

Wie bleibt der Bestand korrekt?

Weil er sich mit der Arbeit bewegt, statt separat gezählt zu werden. Ein Teil, das auf einen Auftrag gebucht wird, geht in diesem Moment aus dem Bestand ab und nimmt Einkaufs- und Verkaufspreis auf den Auftrag mit. Eine eingebuchte Lieferung legt es zurück. Kompatibilitäts-Tags nach Marke und Modell sorgen dafür, dass Sie das richtige Teil finden — und nicht das mit der vertraut aussehenden Nummer.

Inventuren gibt es weiterhin — Sie können eine durchführen —, aber sie werden zur Korrektur statt zum einzigen Mittel, das Ihren Bestand ehrlich hält.

Was macht die OCR bei Lieferantenrechnungen?

Lieferantenrechnungen kommen als PDF und auf Papier, und sie Position für Position abzutippen gehört zum Undankbarsten in einer Werkstatt. Revnetic liest eine Lieferantenrechnung und füllt ihre Positionen direkt in Ihren Teilebestand vor — Sie prüfen und bestätigen, statt zu transkribieren.

Das hält auch Ihre Kosten aktuell. Wird die Lieferantenrechnung sauber erfasst, ist der Einkaufspreis am Teil der Preis, den Sie diesmal tatsächlich bezahlt haben — und nicht der von damals, als ihn jemand zuletzt von Hand nachgeführt hat.

Wozu überhaupt Lieferantenprofile?

Weil die Entscheidung, bei wem man bestellt, selten nur am Preis hängt. Welche Marken führt dieser Lieferant? Ist es morgen da oder erst am Donnerstag? Wie hoch ist die Mindestbestellung, und wann wollen sie ihr Geld? Steht das am Lieferanten, trifft die Person, die um 08:00 Uhr bestellt, dieselbe Entscheidung wie der Inhaber.

Wie kommt das auf die Kundenrechnung?

Direkt. Teile, die auf einen Auftrag gebucht sind, erscheinen bei der Fakturierung mit ihrem Verkaufspreis auf der Rechnung, neben der Arbeit, mit MWST zu Ihrem konfigurierten Satz. Nichts wird neu erfasst — genau deshalb geht nichts vergessen.